Keine Frage: In einer wachsenden Stadt kommen auf die Verwaltung ständig wachsende Aufgaben zu. Das bringt auch einen Aufwuchs bei Personalstellen und -ausgaben mit sich. Aber um zu verhindern, dass die Verwaltung sich unkontrolliert aufbläht wie ein Hefeteig im Warmen, braucht es eine langfristige Planung der Organisationsprozesse und der Personalentwicklung. Wir Freien Demokraten sehen es als Aufgabe der Politik an, auch außerhalb der Haushaltsberatungen die Verwaltung dabei zu unterstützen, ihr Personalmanagement und ihre Personalplanung zu professionalisieren und die Kosten im Blick zu behalten.

Verwaltungsabläufe optimieren, Personalplanung an Bedarf ausrichten

Seit langem ist zu beobachten, wie die Stadtverwaltung – entgegen aller Beteuerungen – Jahr für Jahr personell kräftig wächst. Sah die Personalplanung für 2023 ursprünglich ein Null-Wachstum vor, hat die Stadtratsmehrheit für den Haushalt 2023 jedoch wieder fünf neue Stellen beschlossen. Ob neue Stellen notwendig sind, und wenn ja, wie viele, wie effektiv die verwaltungsinternen Prozesse ausgestaltet sind und ob Optimierungsmöglichkeiten bestehen, darüber gehen die Meinungen auseinander.

Ein Gutachten soll nun hier Klarheit bringen: Welche Prozessoptimierungen sind möglich, welche Synergien kann interkommunale Zusammenarbeit bringen, wie kann die Digitalisierung der Verwaltung das Personalwachstum bremsen, mit welchem Personalbedarf ist in den nächsten Jahre zu rechnen? Denn eines ist klar: Ungebremstes Personalwachstum belastet den Haushalt jedes Jahr mehr und nimmt der Stadt finanzielle Spielräume für Investitionen in die Zukunft der Stadt. Ein Organisationsgutachten kann Abhilfe schaffen und die Personalplanung in Verwaltung und Politik auf eine solide, faktenbasierte Grundlage stellen.

Erneuter Anlauf nach drei Jahren

Schon 2019 hatten die Liberalen deshalb beantragt, die Prozesse in der Verwaltung zu optimieren und die politische Entscheidung über Personalstellen auf eine solide Grundlage zu stellen. Die Mehrheit in der SVV konnte sich damals jedoch noch nicht dazu durchringen, unserem Antrag zu folgen. Inzwischen sind der Personalbestand und die Personalkosten von Jahr zu Jahr sprunghaft gestiegen. Grund genug für die Freien Demokraten, das Thema in der Januar-Sitzung der Stadtverordnetenversammlung nach gut drei Jahren wieder auf die Tagesordnung zu setzen:

Die FDP Hohen Neuendorf beantragt

Die Personalsituation der Stadt bleibt angespannt. Um die Bedarfe genauer zu ermitteln, bestellt die Verwaltung einen externen Gutachter, der ein umfassendes Organisationsgutachten für die Verwaltung erstellt. Dieses Gutachten wird nach Fertigstellung der Stadtverordnetenversammlung vorgestellt um daraus längerfristige Personalbedarfe abzuleiten. Zudem können je nach Auslastung der einzelnen Bereiche Personalumverteilungen oder Aufgabenverlagerungen vorgenommen werden und entsprechend im Haushalt für die kommenden Jahre abgebildet werden. Das Gutachten soll insbesondere folgende Antworten liefern:

– Personalbemessung (Bedarfsermittlung)
– Stellenbewertung
– Aufbauorganisation und Geschäftsverteilung
– Prozessoptimierung
– Digitalisierungspotential
– Interkommunale Zusammenarbeit, auch in Bezug auf Personalgewinnung

Begründung – Personalplanung professionalisieren

Die Bevölkerungsentwicklung der Stadt zeigt weiter nach oben. Gleichzeitig steigt die Zahl der Pflichtaufgaben und der Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung der Pflichtaufgaben. Seit Jahren findet daher eine Personalplanung „kurzfristig“ statt, entstehende Löcher werden kurzzeitig geschlossen. Für eine langfristige Personal- und Haushaltsplanung in wirtschaftlich schwieriger werdenden Zeiten ist daher Planungssicherheit nötig.

Mit einer Prozessoptimierung können zudem neue finanzielle Spielräume für freiwillige Aufgaben geschaffen werden. Eine Prozessuntersuchung durch Externe soll die „interne Brille“ durch Fachexpertise von Unabhängigen ergänzen und eine anschließende mögliche Optimierung der Verwaltungsabläufe darstellen. Daraus lässt sich dann für die kommenden Haushaltsjahre ableiten, wie sich der Stellenbedarf künftig darstellen wird. Damit wird auch der Verwaltung die Last genommen, immer wieder neue Stellen zu beantragen und so als „Bittsteller“ aufzutauchen. Das Gutachten kann somit künftig als Grundlage für das weitere Handeln dienen und viele politische Diskussionen auf eine sachliche Grundlage stellen und somit optimieren und abkürzen.

MEHR ZUM THEMA:

Gerade in Zeiten der Pandemie sollten Bürgerdienste, soweit es geht, unabhängig von Öffnungs­zeiten und Präsenz sein, z.B. durch digitale Beantragung und Rund-um-die-Uhr-Abholung. Das entlastet die Verwaltung und spart Kosten. Denken wir Dienstleistung neu!

Die Stadtverordnetenversammlung beschließt:

Die Stadt Hohen Neuendorf schafft ein Ausgabeterminal an. An diesem auch Ausweis-Automat genannten Terminal können Bürger unabhängig von den Öffnungszeiten des Einwohnermeldeamtes zu jeder Tages- und Nachtzeit bestellte Dokumente abholen. Vorbild soll dabei die Stadt Ludwigsburg sein. Dort ist das Ausgabeterminal nach einjähriger Testphase in den Regelbetrieb übergegangen.

Begründung:

Aufgrund der Corona-Pandemie ist es erklärtes Ziel der Stadt, die Zahl der Kontakte möglichst zu reduzieren. Immer wieder kam es zu kompletten Schließungen des Einwohnermeldeamtes. Auch für die Zeit nach der Pandemie hat sich die Stadt auf die Fahnen geschrieben, im neuen Rathaus möglichst bürgerfreundlich zu sein. Die Abholung außerhalb der regulären Öffnungszeiten gestaltete sich bisher vor allem für Berufstätige schwierig. Ein solcher Ausweis-Automat bietet die Möglichkeit der Abholung rund um die Uhr.

In Ludwigsburg funktioniert der Automat so, dass beim Beantragen etwa des Aus­weises ohnehin ein Fingerabdruck hinterlegt werden muss. Ist der Ausweis nun fertig, wird dieser in die „Packstation im öffentlich zugänglichen Bereich“ gelegt. Der Bürger wird zeitgleich per SMS oder E-Mail benachrichtigt und kann dann – wann immer er Zeit hat – seinen Ausweis am Ausgabeterminal abholen. Dazu genügen der erneute Fingerabdruck und ein persönlicher Pin-Code, der mit der SMS oder E-Mail zusammen versendet wurde.

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Die Stadtverordnetenversammlung beschließt:

Die Verwaltung wird beauftragt, einen externen Gutachter zu bestellen, der ein umfassendes Organisationsgutachten für die Verwaltung erstellt. Das Gutachten soll insbesondere folgende Antworten liefern:

– Personalbedarfsermittlung (Personalbemessung)
– Stellenbewertung
– Aufbauorganisation und Geschäftsverteilung
– Prozessoptimierung
– Möglichkeiten der Prozessoptimierung durch ein Höchstmaß an Digitalisierung
– Interkommunale Zusammenarbeit, auch in Bezug auf Personalgewinnung

Begründung:

Es existiert in der Stadtverwaltung offensichtlich erhebliche Unsicherheit darüber, wie viele Personalstellen für ein effizientes Arbeiten benötigt werden. Auch scheint unklar, wie die Entwicklung sich in den kommenden Jahren darstellen wird. Eine Prozessuntersuchung und anschließende Optimierung soll darstellen, wie sich der Stellenbedarf aktuell und voraussichtlich in den kommenden Jahren darstellen wird.

Personalkosten stellen einen erheblichen Anteil an den Ausgaben der Stadt dar. Jede weite Stelle bewirkt Zusatzbelastungen für die Steuerzahler und führt zu einer eingeschränkten Möglichkeit, weiter in Infrastruktur, Bildung und Klimaschutz in der Stadt zu investieren. Daher dürfen Stellen nur neu geschaffen werden, wenn diese im Interesse der Allgemeinheit tatsächlich erforderlich sind. Daher müssen bis zum nächsten Haushaltsplan die Prozesse dargestellt werden, um dann für die Folgejahre auf solider Grundlage die Stellenplanung vorzunehmen.

Vorerst keine Prozessoptimierung

Nachtrag: Der Antrag von FDP und Stadtverein „Prozessoptimierung in der Verwaltung“ wurde in der Januar-Sitzung leider abgelehnt.

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